Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Dokumenthanterare
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en noggrann och organiserad dokumenthanterare som vill vara en nyckelperson i vår verksamhet. Som dokumenthanterare kommer du att ansvara för att strukturera, lagra, underhålla och säkerställa tillgången till företagets dokumentation på ett effektivt och säkert sätt. Du kommer att arbeta nära olika avdelningar för att säkerställa att dokumentflöden följer interna riktlinjer och externa regelverk.
Arbetsuppgifterna inkluderar att skapa och underhålla dokumenthanteringssystem, klassificera och arkivera dokument, samt säkerställa att rätt personer har tillgång till rätt information vid rätt tidpunkt. Du kommer även att spela en viktig roll i att implementera digitala lösningar för dokumenthantering och bidra till att förbättra våra arbetsflöden.
För att lyckas i rollen bör du ha god förståelse för informationsstruktur, dataskydd och arkiveringsprinciper. Du bör vara van vid att arbeta med både fysiska och digitala dokument, och ha erfarenhet av dokumenthanteringssystem (DMS) som SharePoint, M-Files eller liknande. Du är noggrann, strukturerad och har ett öga för detaljer. Du trivs med att arbeta självständigt men har också god samarbetsförmåga.
Vi erbjuder en stimulerande arbetsmiljö där du får möjlighet att utvecklas inom dokumenthantering och informationsstyrning. Du kommer att vara en viktig del av vår administrativa funktion och bidra till att skapa ordning och effektivitet i vår dokumentation.
Om du är en person som gillar struktur, ordning och att arbeta med information på ett systematiskt sätt, då är detta rätt roll för dig. Välkommen med din ansökan!
Ansvar
Text copied to clipboard!- Organisera och underhålla dokumenthanteringssystem
- Klassificera, arkivera och indexera dokument
- Säkerställa efterlevnad av dataskydds- och arkiveringsregler
- Stödja användare i dokumentrelaterade frågor
- Implementera digitala lösningar för dokumenthantering
- Utföra regelbundna granskningar av dokumentflöden
- Utbilda personal i dokumenthanteringsrutiner
- Samarbeta med IT och andra avdelningar
- Skapa och uppdatera dokumentationsrutiner
- Säkerställa att dokument är tillgängliga och uppdaterade
Krav
Text copied to clipboard!- Erfarenhet av dokumenthantering eller arkivering
- Kunskap om dokumenthanteringssystem (t.ex. SharePoint, M-Files)
- God förståelse för informationsstruktur och dataskydd
- Noggrannhet och god organisationsförmåga
- Förmåga att arbeta självständigt och i team
- God kommunikationsförmåga i svenska och engelska
- Erfarenhet av digitalisering av dokumentflöden är meriterande
- Relevant utbildning inom administration, arkivvetenskap eller liknande
- Vana att arbeta med både fysiska och digitala dokument
- Problemlösningsförmåga och initiativtagande
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av dokumenthanteringssystem?
- Hur säkerställer du att dokument är korrekt klassificerade?
- Har du arbetat med digitalisering av dokument tidigare?
- Hur hanterar du känslig information?
- Hur prioriterar du arbetsuppgifter när flera dokumentförfrågningar kommer samtidigt?
- Kan du ge exempel på hur du förbättrat ett dokumentflöde?
- Vilka verktyg använder du för att organisera dokument?
- Hur samarbetar du med andra avdelningar i dokumentrelaterade frågor?
- Hur håller du dig uppdaterad om lagar och regler kring dokumenthantering?
- Vad motiverar dig i rollen som dokumenthanterare?
